FileDesk bietet die Möglichkeit, die unter »Beschreiben von Medienobjekten« und »Einordnen von Medienobjekten« bereits erwähnten Daten jederzeit zu aktualisieren und zu ändern.
Eine sehr wichtige Funktion ist die Versionierung. Der letzte Stand wird dabei nicht überschrieben sondern als Version gespeichert. Nichts geht verloren. So lassen sich Entwicklungen innerhalb der Dateibearbeitung (z.B. Entwurfs-Serien) abbilden und einsehen. Zu einem späteren Zeitpunkt können ältere Versionen wieder hergestellt und als aktuelle Version definiert werden.
Des weiteren lassen sich Medienobjekte für die Bearbeitung mit Desktop-Applikationen markieren. Wird ein Objekt für die Bearbeitung markiert (ausgecheckt), ist die Verwendung, allerdings nicht die Voransicht, für alle anderen Benutzer gesperrt. Wird die Datei wieder freigegeben (eingecheckt), übernimmt das System automatisch den neuen Stand als aktuelle Version. Die vorherige Version wird ebenfalls archiviert.
Aktualisieren und Versionieren von Medienobjekten