Beschreiben und Einordnen von Medienobjekten 1. Beschreibung von Medienobjekten
Jede hinzugefügte Datei kann nach der automatischen Erkennung durch die Software vom Benutzer manuell beschrieben werden. Der implementierte Beschreibungs-Standard ist pro Objekt und auf 3 Bereiche festgelegt: Bezeichnung, Schlagworte und Beschreibung. Die Bezeichnung ist mit dem Dateinamen voreingestellt und kann beliebig geändert werden. Diese Bezeichnung wird für die Anzeige innerhalb des Systems benötigt.
Schlagworte und Beschreibung dienen der Optimierung der Auffindbarkeit sowie der vollständigen Detailanzeige eines jeden Objekts. Die Objektbeschreibung kann in allen Systemsprachen vorgenommen werden. Eine spätere Aktualisierung und Änderung ist jederzeit möglich.
2. Einordnen von Medienobjekten
Zusätzlich zur Beschreibung lassen sich Dateien in eine frei definierbare Struktur einordnen. Diese beinhaltet im wesentlichen Kategorien und Themen. Außerdem können die Dateien zu Kontakten und Projekten zugeordnet werden und als »privat« und »lizenzpflichtig« eingestuft werden.
Private Dateien sind nur für den Eigentümer sichtbar. Wurde eine Datei als »lizenzpflichtig« markiert, ist die Verwendung ohne Freigabe durch den Eigentümer nicht möglich. Alle Dateien können innerhalb des komplexen Rechtesystems von cS3 Basis eingeordnet werden.
Ein Benutzer hat nur Zugriff auf die Dateien, deren Berechtigungen mit den jeweiligen Nutzerberechtigungen übereinstimmen. Das ermöglicht die Arbeit mehrerer autarker Teams innerhalb des globalen FileDesk-Systems.
Im Kontext von FileDesk bildet ein Medienobjekt einen Datencontainer in dem die eigentliche Datei, Versionen dieser Datei, die zugehörigen Metainformationen und die Angaben über die Einordnung im System enthalten sind.