Hinzufügen von Medienobjekten Für das Hinzufügen neuer Daten stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Upload über den Browser
Die Software bietet eine Upload-Funktion mit der mehrere Dateien auf einmal in den Bestand aufgenommen werden können. Mit Hilfe einer step-by-step-Führung wird der Benutzer von der Dateiauswahl über den Upload bis zur Einordnung in die Ablagestruktur geleitet. Die maximale Dateigröße ist abhängig von der Konfiguration des jeweiligen Servers. In der Regel sind Uploads bis 16 MB Dateigröße ohne weiteres möglich.
2. Direktes Speichern aus dem Betriebssystem
Für die Übertragung von größeren Datenmengen und für das direkte Ablegen aus dem Betriebssystem heraus, lässt sich zu jedem FileDesk-Account eine Netzwerkverbindung aufbauen. Diese Funktion basiert auf der WebDAV-Technologie. Damit ist es möglich, aus jeder Desktop-Anwendung (z.B. Photoshop, MS-Office etc.) eine Datei direkt auf dem FileDesk zu speichern. Diese Daten werden anschließend lediglich mit einem Mausklick in den Bestand übernommen werden.
Nach dem Hinzufügen neuer Daten versucht FileDesk automatisch den Dateityp zu erkennen, Vorschaubilder zu generieren, Video- und Audiodaten in abspielbare Formate zu konvertieren und in den Daten enthaltene Textinformationen zu extrahieren. Dies erspart dem Benutzer zusätzliche Klicks und Schreibarbeit.
Automatische Typenerkennung
Innerhalb von FileDesk wird zwischen 5 Dateitypen unterschieden: Abbildung (Bild, Grafik), Video, Audio, Dokument und Archiv (z.B. Zip). Der automatisch erkannte Typ kann durch den Nutzer manuell geändert werden.
Automatische Preview-Generierung
FileDesk ist in der Lage automatisch Vorschaubilder von über 100 Bildformaten zu generieren. Die wichtigsten dieser Formate sind PDF, PSD, AI, EPS, TIFF, JPEG, BMP, GIF, PNG und RAW.
Mit dieser Funktion kann der Nutzer später den Inhalt einer Datei erkennen, ohne diese erst herunter zuladen und zu öffnen. Das betrifft vor allem Abbildungen. Von Text-Dokumenten wird in der Vorschau ein Ausschnitt der ersten Seite angezeigt.
Automatische Formatkonvertierung
Text-, Bild-, Video- und Audioinhalte können in unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Um diese Inhalte innerhalb von FileDesk anzeigen oder wiedergeben zu können, bereitet das System diese Daten auf.
Automatische Text-Extrahierung
Hinzugefügte Daten aus PDF, Word und ähnlichen werden extrahiert, aufbereitet und für die spätere Durchsuchbarkeit gespeichert. Es ist auch möglich in Bildern (z.B. gescannte Rechnungen) enthaltenen Text mittels einer Texterkennungs-Software einzulesen und zu speichern. Vor der Speicherung bekommt der Benutzer die Möglichkeit, den Text manuell zu bearbeiten.
Automatische Metadaten-Extrahierung
Viele Dateien enthalten Meta-Informationen, wie z.B. Autor, Keywords, Erstellungsdatum. FileDesk extrahiert auch diese Daten, um damit die Durchsuchbarkeit zu optimieren sowie zusätzliche Informationen für den Nutzer aufzubereiten. Des weiteren werden EXIF-Daten aus Fotos, das sind spezifische Daten, wie Farbformat, Auflösung, Länge eines Videos, MP3-Tags und vieles mehr. erkannt und gespeichert.